Sebagaimana yang tercantum pada Layanan YTP, merancang sebuah sistem baik dari yang sederhana (kegiatan-kegiatan seminar, pelatihan dan sejenisnya) hingga sebuah organisasi perkumpulan, usaha dan lainnya.
Berikut ini penjelasan mengenai salah satu layanan YTP, "Management Designer" :
Mendesain sebuah aturan/sistem dimulai dari kegiatan yang sederhana : Bagaimana mengelola sebuah RAPAT atau pertemuan, baik resmi ataupun tidak.
Dalam kehidupan sehari-hari, sebuah rapat atau pertemuan biasa terjadi. Banyak orang menganggap bahwa melaksanakan rapat bukanlah hal sulit. Apalagi bagi orang-orang yang sudah terbiasa melaksanakannya. Tetapi ada baiknya kita cermati apa saja unsur dari sebuah rapat yang ideal. Berikut ini penjelasannya :
# Tujuan, sebuah rapat WAJIB memupunyai tujuan. Kalau bahasan / topik pada rapat terlalu banyak/luas, maka pelaksanaan rapat tidak akan efektif dan efisien. Artinya hasil yang diharapkan dari rapat tersebut tidak akan maksimal bahkan mungkin tidak tercapai. Maka perlu dirumuskan terlebih dulu apa tujuan rapat oleh inisiator (penggagas rapat) 1 orang atau lebih (idealnya paling banyak 3 orang). Rumusan yang telah ditentukan akan menjadi draft dalam bentuk poin poin teratur (1,2,3 dst..) mulai dari hal yang paling urgent dan penting hingga hal yang biasa.
# Tempat, Setelah tujuan ditetapkan, maka perlu ditentukan dimana tempat rapat, dimana dibutuhkan lokasi yang nyaman, jauh dari gangguan suara/kebisingan (kendaraan atau anak-anak bermain).
# Target, Berdasarkan rumusan dalam bentuk poin poin tadi (#tujuan), harus ditentukan target apa yang mau dicapai untuk mencapai tujuan. Buatlah rencana kerja yang jelas teratur sehingga target tersebut dapat dicapai dengan waktu yang terukur.
# Tindak Lanjut, Hasil rapat yang telah disepakati tentunya harus dijalankan sesuai jadwal yang telah dibuat. Hal ini yang sering kali tidak terwujud karena berbagai alasan. Alasan utamanya adalah TIDAK ADA KOMITMEN YANG KUAT dalam menjalankan hasil rapat.
Demikian informasi singkat mengenai hal yang biasa dilaksanakan banyak orang tapi sering mengabaikan poin penting dalam pelaksanaannya.
Wassalam,
Proses dalam hidup wajib dilalui, maka hadapilah...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar